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  reste le plus court chemin
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  et obtenir à une boite mail  enfin vide !
 
 
Je m’appelle Vincent et je suis l’auteur d’un blog spécifique sur la gestion de ses mails.
Voilà pourquoi, je serais heureux de partager avec vous quelques unes de mes astuces pour « dompter » votre boite mail.
La gestion des mails est une activité si chronophage  que nous y passons en moyenne 28% de notre temps !
Et parfois plus …
 

  Alors, faites-vous ces erreurs
  qui vous coûtent 10 semaines entières par an
  scotché à votre écran d’ordinateur  !
  Avez vous parfois l’impression de perdre votre temps derrière vos mails ? Avez vous déjà calculé combien de temps vous passez par an à lire et gérer vos mails ? (tel un zombi) Pensez vous qu’il est possible de faire beaucoup mieux et plus facilement ? … Et le faites vous ?
 
Non !?
Alors, je vous laisse méditer cette citation :
La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent.
Albert Einstein

 
Alors, arrêtez vous 1 minute pour prendre un peu de recul…
Et commencez simplement par cette simple petite action : estimez le temps que vous passez à gérer vos mails… même à la « grosse louche » !
 
top !….
tic, tac, tic, tac …
…ding ! (1minute)
 
Alors ?  Combien vous y consacrez  de temps par an ?  Combien cela représente de mails par an ?
 
…pensez fort à votre réponse …
 
OUAH !
Tant que cela !
 
Rassurez vous, si vous travaillez dans des bureaux, bien que ces chiffres augmentent chaque année (comme quoi tout augmente), c’est en moyenne : 50 à 60 mails par jour que vous recevez et/ou envoyez, soit largement plus de 10 000 mails par an. et ces courriels squattent nos emplois du temps pendant près de 3 heures chaque jour, soit près de 15 semaines de travail à temps plein !
Impressionnant, non ? Et je vais vous faire un aveu…
 
Moi aussi, j’étais comme vous (et même probablement pire ;-))
Car certains jours, je laissais ma boite de réception « m’occuper » jusqu’à 6 heures dans la même journée !
Et bien souvent, je rentrai à pas d’heure pour réaliser tant bien que mal mon « vrai » travail.
 
J’ai même une anecdote à ce sujet :
Un jour, j’ai surpris ma  fille (2-3 ans à l’époque) jouer avec ses poupées en disant  : « Il est où ton papa ? Il est toujours au travail sur son ordinateur … »
J’ai souris … Jaune …
 
Mais cela m’a fait « TILT » !
L’enjeu était trop important pour ne pas m’y atteler.
 
Alors, j’ai créé ma propre méthode, puis je l’ai enrichi pendant des mois de tout ce que le net francophone et même une partie de l’anglophone propose de meilleur.
Intuitivement, j’en suis même venu à mesurer de manière pragmatique tout cela…
  C’est là que j’ai pris à la fois peur et espoir !
 
Voilà quelques unes des mesures que j’ai pu effectuer sur ma souris : nombre de clics gauche par semaine : 20 000 nombre de scrolls (roulette) : 18 000 nombre de Km effectués par le pointeur de ma souris : 3,5 Km
 
Vous vous rendez compte ?
 
Pas étonnant que mon canal carpien fasse des siennes…
A longueur de journée derrière ma boite mail…
Comment ce cauchemar a-t-il cessé ?

  Le secret
  qui m’a vraiment permis
  de changer radicalement la donne …
 
 
Aguerri aux méthodes de l’amélioration continue et du lean manufacturing, je me suis naturellement interrogé de la manière suivante : Comment puis-je trouver des solutions bien plus efficaces ?
 
Méthodologiquement, j’ai commencé par analyser, puis décortiquer finement tout le processus afin de trouver des axes de progrès vraiment importants.
 
Et pour cela, voilà la série de questions qui m’a inévitablement guidé vers l’excellence : Quels sont mes gaspillages ? (généralement 80% de mon temps)  Et comment les éliminer ? Où est ma valeur ajoutée ? (généralement 20% de mon temps) Et comment l’optimiser ? Comment puis je simplifier et fiabiliser tout cela ? (poka yoke, standardisation) Comment automatiser et rendre encore plus robuste ce processus ? Y a t-il des sauts technologiques possibles ? (vis à vis des versions précédentes) Puis-je encore recommencer cette série de questions… Et améliorer encore mon système ? et ainsi de suite …
 
Pour finir de vous dévoiler ce secret, j’ai en fait appliqué ces principes Lean à : mon utilisation de mon logiciel de messagerie, à savoir Outlook 2007 puis Outlook 2010 actuellement et aussi à la manière dont j’utilisais mon temps et en particulier sur ce logiciel,
 
Et j’ai fait des progrès  spectaculaires !
Le résultat fût
  IN-CRO-YA-BLE !
 
J’ai progressivement réussi à : passer de 6H par jour à seulement 1H ! être moins stressé ou devrais je dire plus serein

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